Этапы внедрения документооборота в Битрикс24
Развитие и масштабирование предприятия без Битрикс24 не обойдется. Чтобы внедрить Битрикс24, настроить электронный документооборот, создать справочник для хранения всех документов необходимо следовать нескольким действиям.
Хранение электронных документов
Первый этап подразумевает создание базы данных с документами и настройкой доступа сотрудникам - вся документация оцифровывается, а затем переносится на Диск программы.
Когда необходимо выгрузить документы, переходят в «Диск», а после следуют такой цепочке: «Добавить» - «Программы на компьютере» - «Документ». С помощью меню также доступен облачный архив, что позволяет синхронизировать этот документооборот электронными хранилищами.
В едином реестре могут загружаться файлы любого формата, указываться дополнительные данные, что позволит ускорить поиск – по дате документа, клиенту, статусу проверки.
Чтобы исключить утечку информации и выстроить гибкую систему доступов, настройка доступов осуществляется посредством прав пользователей. Т.е. даже для просмотра, документов требуется выдача разрешения.
Генерация электронных документов
В Битрикс24 имеются стандартные шаблоны документации, предусмотренные для работы с CRM-карточками сделок, контактов, организаций и лидов. Для их запуска в разделе CRM осуществляется выбор необходимой сущности и далее нажимается «Документ». Такие шаблоны могут быстро настраиваться под любой документ. Эта электронная «бумага» также будет иметь печать и подпись.
Согласование электронных документов
Для визирования документа система размещает на шаблоне специальное место, а чтобы этот процесс завершить требуется загрузка реквизитов компании и настройка карточек ответственных работников.
Чаще всего автоматизация документооборота требует наличие подписей руководителя и главного бухгалтера, и печать организации.
Согласование документа проходит несколько стадий, во время которых добавляются ответственные за эти процессы лица.
Отправка электронных документов
В программе доступна печать файла и его отправка клиентам, которые имеются в базе CRM. Для этого следует лишь нажать «Отправить документ», а система автоматически подставит реквизиты для отправки
Если у Вас есть вопросы – напишите нам на электронную почту hello@prom-digital.ru или позвоните по номеру +7 (903) 388-02-19. Мы обязательно ответим!
| О проекте |  |
Условия размещения | |
Тарифы на размещение | |
Вакансии | |
Контакты |